„Etwa 99 Prozent der bestehenden Lösungen berücksichtigen eines nicht: die Fahrer selbst!“, sagt Johannes Leitner, CEO bei Heylog. Das Softwareunternehmen aus Wien hat erkannt, dass viel Zeit bei Protokollierung, Anmeldung und Kommunikation mit Fahrern verloren geht. Jeder Hof verwendet unterschiedliche digitale Lösungen wie Excel oder Zeitfenstertools – oder arbeitet noch ganz ohne digitale Unterstützung. Fest installierte, teure Terminals und deren Bedienung kosten Zeit, die sich bei jeder Lieferung spürbar summiert. Hinzu kommen Sprachbarrieren, die die Abstimmung zwischen Fahrern, Hofpersonal und Logistikteams zusätzlich erschweren.
Heylog digitalisiert genau dort, wo bislang mit Systemen gearbeitet wird, die den Arbeitsalltag von Logistikteams verkomplizieren. Die Lösung erleichtert Kommunikation und Zusammenarbeit durch mehrsprachige, intuitive Abläufe zwischen Pforte, Hof und Lkw-Fahrer. Der Fahrer nutzt dazu einfach sein Smartphone – etwa über SMS, WhatsApp oder einen QR-Code.
Dynamische Lkw-Steuerung für jeden Hof
„Wir stellen die dynamische Lkw-Steuerung für den Verlader und Hofbetreiber bereit“, sagt Leitner. Hinter dem Begriff steht ein einfaches Prinzip: Die Kommunikation zwischen Hof und Fahrer wird automatisiert und in Echtzeit gesteuert – direkt über das Handy des Fahrers.
Vier bis fünf Stunden vor der geplanten Ankunft erhält der Fahrer automatisch eine Nachricht mit einem Registrierungslink. Darüber meldet er sich an und erhält alle relevanten Informationen zum Auftrag – etwa Zufahrtsanweisungen, Sicherheitsvorgaben oder Hinweise zur Be- und Entladung. Rund 30 Minuten vor der Ankunft prüft das System automatisch, ob der Fahrer voraussichtlich pünktlich eintreffen wird. Falls sich eine Verzögerung abzeichnet, kann der Fahrer seine neue Ankunftszeit direkt im System anpassen. Diese Information wird in Echtzeit an den Verlader übermittelt, sodass Pforte, Disposition und Lager sofort reagieren können.
„So gewinnen unsere Kunden Transparenz und Planbarkeit – und sparen im Tagesgeschäft enorme Zeit. Vor allem, können Sie exakt planen, wann welcher Fahrer ankommen wird“, sagt Umut Kivrak, CCO von Heylog. „Und Gerade weil die Kommunikation automatisch, mehrsprachig und über bekannte Kanäle erfolgt, wird der gesamte Prozess für alle Beteiligten einfacher. 98 Prozent aller Fahrer nutzen bereits Dienste wie Whatsapp & Co. Da ist es einfach mehr als logisch da anzuknüpfen.“
Damit wird Heylog zu einer Lösung für jeden Hof, der Staus vermeiden, Lkw-Ankünfte in Echtzeit steuern und Rampenprozesse effizient gestalten möchte – ohne komplexe Yard-Systeme oder aufwendige Integration.
Digitale Pforte
Meldet sich ein Fahrer nicht vorab an, kann er sich direkt am Werk über einen QR-Code registrieren – einfach, mehrsprachig und ohne Terminal. „In einem Aufwasch erledigt ist über das System auch der Dokumentenaustausch und Dokumentation der durchgeführten Aktiviäten. Unsere Kunden können somit beispielsweise die Termintreue bewerten, Ressourcen optimieren und Standgeldkosten reduzieren“, erklärt Kivrak.
Gerade hier zeigt die digitale Lösung ihre Stärke gegenüber dem Papier – besonders bei wiederkehrenden Routinen wie Sicherheitsunterweisungen. Im Schadensfall müssen sich Verantwortliche nicht mehr durch dicke Ordner mit hunderten Seiten arbeiten, sondern finden die relevanten Informationen auf Knopfdruck. „Da zahlt sich Heylog wirklich aus, da es beim Protokoll keine Lücken oder Diskussionen gibt. Ein Unternehmer kann sich Stunden an Arbeit bei der Suche nach Beweisen ersparen“, sagt Kivrak.
Datenschutz und Erweiterbarkeit
Obwohl alle Fahrer jederzeit erreichbar sind und Echtzeit-Tracking eine praktische Übersicht bietet, bleiben persönliche Telefonnummern auf der Plattform anonymisiert. „Datenschutz ist uns sehr wichtig“, betont Leitner. „Unsere Software ist vollständig DSGVO-konform. Bei unserem WhatsApp-Interface setzen wir auf WhatsApp Business. Wir speichern Daten ausschließlich in der EU – auf Servern bei Amazon Web Services (AWS).“
Heylog konzentriert sich derzeit auf den Logistiksektor, das Prinzip lässt sich jedoch leicht auf andere Bereiche übertragen. „Unsere Technologie kann überall dort eingesetzt werden, wo Menschen sich anmelden, registrieren oder Informationen erhalten müssen – ganz gleich, ob auf einem Werksgelände, in der Industrie oder beim Besuchermanagement“, erklärt Kivrak. „Es muss nicht immer gleich KI sein“, ergänzt Leitner. „Mit einfachen und effizienten Lösungen wie Heylog geht vieles schneller – etwa die Fahrerregistrierung vor Ort digital abzubilden. Das ist äußerst niederschwellig und kann in wenigen Stunden integriert werden.“
Die Logistik befindet sich mitten in einer digitalen Transformation. Der Aufwand, althergebrachte Systeme umzustellen, kann sich schnell auszahlen – durch effizientere Kommunikation, kürzere Wartezeiten und mehr Transparenz. Am Beispiel Heylog zeigt sich, dass Digitalisierung nicht kompliziert sein muss, wenn sie dort ansetzt, wo sie den größten Effekt hat: beim Fahrer.