Mit Anfang 2020 ist die ehemalige ÖBB-Tochter Q Logistics unter das Dach der deutschen Investmentgesellschaft Mutares gewechselt und tritt seither unter dem neuen Namen BEXity auf. Neben der Notwendigkeit, einen neuen Namen zu finden, musste man sich jedoch noch weit größeren Herausforderungen stellen: Es galt, die gesamte IT-Infrastruktur und damit auch das gesamte EDI-System (EDI = Elektronischer Datenaustausch) aus dem ehemaligen ÖBB-Umfeld herauszulösen und in eine neue Umgebung zu transferieren. Und all das bei laufendem Betrieb, mit möglichst geringer Involvierung der Kunden sowie innerhalb eines eng gesteckten Zeitrahmens. „Da wir in einem äußerst datenintensiven und zeitkritischen Prozess-Umfeld agieren, war für uns von Anfang an klar, für dieses umfangreiche und komplexe Projekt einen EDI-Profi mit entsprechender Kompetenz und Manpower zu beauftragen“, so Robert Blum, IT-Leiter von BEXity. Die Wahl fiel auf den internationalen EDI-Dienstleister Editel, der vor allem aufgrund seiner mehr als 40-jährigen Erfahrung und Expertise im EDI-Geschäft überzeugte.
Eine besondere Herausforderung
Der Grund warum diese Aufgabe so herausfordernd war, lag vor allem an der Vielzahl unterschiedlicher digitaler Prozesse, die doch weit über die sonst übliche „Order-2-Cash“-Abwicklung hinausgehen. So werden beispielsweise bei einem Logistikunternehmen dieser Größenordnung täglich über diverse Schnittstellen die unterschiedlichsten Prozesse – wie etwa Transportaufträge, Frachtbriefe oder Invoicing – abgewickelt. Und das mit Partnern, die über verschiedenste Kommunikationskanäle angebunden sind. Insgesamt galt es, rund 250 Geschäftspartner sowie die gesamte IT-Landschaft in all ihren Facetten innerhalb eines knapp bemessenen Zeitrahmens und unter Sicherstellung des reibungslosen Betriebs in eine neue Umgebung zu migrieren und parallel dazu auch 20 neue Partner anzubinden. So mussten beispielsweise nicht nur die Anforderungen von mehreren Standorten berücksichtigt, sondern auch die jeweiligen Systeme vereinheitlicht werden. Eine Herausforderung, die eine enge Abstimmung und klare Kommunikation aller am Projekt Beteiligten erforderte. Alles in allem doch eine anspruchsvolle Aufgabe, die es hier zu meistern galt. Umso mehr hat sich laut Editel-Geschäftsführer Gerd Marlovits „die Editel von Anfang an zum Ziel gesetzt, innerhalb des sportlichen Zeitplans zu liefern, ohne dabei in irgendeiner Form den laufenden Betrieb von BEXity zu exponieren.“
Die Basis ist geschaffen
Editel ist es gelungen, alle nötigen Aufgaben zum vereinbarten Projektabschluss erfolgreich zu erledigen. Der EDI-Betrieb von BEXity liegt somit seit Jahresbeginn 2021 vollständig in der Verantwortung der Editel. Ein bemerkenswertes Detail am Rande: Pandemiebedingt kam es im Laufe des Projekts zu keinem einzigen persönlichen Treffen zwischen den beteiligten Personen. Das heißt, sämtliche kaufmännischen und organisatorischen Abstimmungen erfolgten im Rahmen virtueller Meetings. Warum trotz all dieser Umstände alles so reibungslos gelaufen ist, liegt laut Editel-Projektmanager Jan Reichetzeder „vor allem an der kontinuierlichen und guten Zusammenarbeit mit dem Kunden.“ Genau diese Stärke wurde auch von BEXity äußerst positiv hervorgehoben: „Die von Editel übernommene eigenverantwortliche Kommunikation mit unseren Partnern und Kunden einerseits und den bisherigen Servicedienstleistern der ÖBB andererseits, erwies sich für alle Beteiligten als enorm hilfreich“, so Robert Blum. „Mit dem bisher Erreichten haben wir jedenfalls eine solide Basis für kommende Projekte“, freut sich Gerd Marlovits auf die zukünftige Zusammenarbeit.
